Seperti diketahui, arsip merupakan rekaman atau bukti dari aktivitas dan transaksi yang dilakukan, mulai dari pembayaran sampai pengambilan keputusan. Dalam pengelolaannya, arsip biasanya dilakukan secara manual maupun memakai komputer untuk bisa digunakan dalam mengambil keputusan. Itulah sebabnya banyak instansi maupun perusahaan yang menyimpan arsip pentingnya. Dan apabila sudah tidak terpakai lagi, arsip biasanya dimusnahkan menggunakan jasa pemusnahan dokumen atau arsip.

Nah, bicara mengenai arsip, ternyata arsip terdiri dari banyak jenis, loh, di antaranya adalah: (source: merdeka.com)

1. Berdasarkan bentuk fisiknya

• • Arsip bentuk lembaran seperti faktur, kuitansi, surat;
  • Arsip tidak bentuk lembaran seperti dvd, cd, flash disk, disket.

2. Berdasarkan masalahnya

• • Production Record, arsip yang berhubungan dengan masalah produksi seperti produksi barang, bahan baku, dan lainnya;
  • Sales Record, arsip yang berhubungan dengan penjualan seperti penjualan barang, agen distributor, dan lain sebagainya;
  • Personal Record, arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian seperti Curriculum Vitae, lamaran kerja, absensi, dan lain-lain;
  • Inventory Record, arsip yang berhubungan dengan investaris seperti harga, ukuran, merek, dan lainnya;
  • Financial Record, arsip yang berhubungan dengan keuangan seperti cek, giro, kuitansi.

3. Berdasarkan pemiliknya

• • Instansi pemerintah atau swasta yang meliputi arsip sekunder, sentral, unit, dan primer;
  • Lembaga pemerintah yang meliputi arsip nasional Indonesia, arsip nasional di setiap ibukota daerah tingkat I.

4. Berdasarkan sifatnya

• • Arsip tidak penting yang hanya digunakan untuk menyampaikan informasi seperti brosur, undangan, dan lainnya;
  • Arsip biasa di mana awalnya penting namun tidak berguna lagi seperti surat lamaran pekerjaan;
  • Arsip penting yang mengikat antara masa lalu dan masa yang akan datang seperti surat kuasa, surat perjanjian, dan lain sebagainya.
  • Arsip sangat penting yang keberadaannya begitu penting dan sangat bernilai seperti naskah proklamasi;
  • Arsip rahasia yang hanya boleh diketahui oleh orang atau organisasi tertentu seperti hasil penilaian karyawan.

5. Berdasarkan fungsinya

• • Arsip dinamis digunakan untuk kegiatan pencipta arsip dan disimpan dalam jangka waktu tertentu. Arsip jenis ini terbagi menjadi tiga tipe, yaitu arsip aktif, arsip inaktif, dan arsip vital. Contohnya seperti daftar hadir karyawan, lapor, ijazah, dan lainnya.
  • Arsip statis dihasilkan oleh pencipta arsip karena mempunyai nilai sejarah, telah habis retensinya, dan dipermanenkan seperti surat keputusan.

Demikian beberapa jenis arsip yang wajib untuk diketahui. Gimana, apakah Anda sudah memahami apa yang dimaksud dengan arsip serta jenis-jenisnya?